Dokumen dan Pengalaman Mutasi PNS Antar Kementerian: Dari Kemenristek ke Kemendikbud

 

Artikel ini adalah pendapat saya pribadi berdasarkan pengalaman yang saya dapatkan. Mungkin ada beberapa kesesuaian atau ada hal yang berbeda jika diterapkan pada kasus yang lain. Silakan diambil jika memang ini bermanfaat. Mohon maaf jika ada hal yang kurang berkenan.

Daftar isi:

Apa itu mutasi pns?

Apakah memungkinkan mutase antar lembaga atau daerah?

Persyaratan umum

Berapa lama prosesnya?

Pengalaman saya

Dokumen yang perlu dipersiapkan

 

Apa itu mutasi PNS?

Mutasi dalam hal ini adalah pindah tugas. Sederhananya seorang pegawai negeri sipil atau aparatur sipil negara bisa dipindahtugaskan dari satu lembaga pemerintah ke lembaga pemerintah yang lain dengan aturan yang telah ditetapkan oleh Badan Kepegawaian Negara(BKN).

Berdasarkan pada Perka BKN No.5 tahun 2019, mutasi adalah perpindahan tugas dan/atau lokasi dalam 1 (satu) instansi pusat, antar-instansi pusat, 1 (satu) instansi daerah, antar-intansi pusat dan instansi daerah, dank ke perwakilan negara Indonesia di luar negeri serta atas permintaan sendiri.

 

Apakah memungkinkan mutasi antar lembaga atau daerah?

Dalam Perka BKN tersebut mutase PNS dapat dilakukan dalam  6 hal yaitu:

A. Mutasi PNS dalam satu Instansi pusat atau Instansi Daerah;

B. Mutasi PNS antar kabupaten/kota dalam satu provinsi;

C. Mutasi PNS antar kabupaten/kota antarprovinsi, dan antar provinsi;

D. Mutasi PNS provinsi/kabupaten/kota keinstansi Pusat atau sebaliknya;

E. Mutasi PNS antar-Instansi pusat; dan

F. Mutasi ke perwakilan Negara Kesatuan Republik Indonesia di luar negeri.

Tentunya tahapan dan persyaratannya ada beberapa penyesuaian tergantung keadaan yang terkait.

Persyaratan Umum

Adapun persyaratan umumnya adalah

A. Berstatus PNS;

B. Analisis jabatan dan analisis beban kerja terhadap jabatan PNS yang akan mutasi;

C. Surat permohonan mutasi dari PNS yang bersangkutan;

D. Surat usul mutasi dari PPK instansi penerima dengan menyebutkan jabatan yang akan diduduki;

E. Surat persetujuan mutasi dari PPK instansi asal dengan menyebutkan jabatan yang akan diduduki;

F. Surat pernyataan dari instansi asal bahwa PNS yang bersangkutan tidak sedang dalam proses atau menjalani hukuman disiplin dan atau proses peradilan yang dibuat oleh PPK atau pejabat lain yang menangani kepegawaian paling rendah menduduki JPT Pratama;

G. Salinan/fotokopi sah keputusan dalam pangkat dan I atau jabatan terakhir;

H. Salinan/fotokopi sah penilaian prestasi kerja bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir;

I. Surat pernyataan tidak sedang menjalani tugas belajar atau ikatan dinas yang dibuat oleh PPK atau pejabat lain yang menangani kepegawaian paling rendah menduduki JPT Pratama; dan atau

J. Surat keterangan bebas temuan yang diterbitkan Inspektorat dimana PNS tersebut berasal.

Berapa lama prosesnya?

Tidak ada patokan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengurus proses ini. Berdasarkan pengalaman banyak orang tentu sangat bervariasi. Ada yang cepat prosesnya, ada pula yang sangat lama. Dalam asumsi optimis tentunya standar layanan maksimal 10 atau 14 hari kerja untuk setiap layanan kepegawaian.

Berdasarkan standar layanan tersebut tentunya kita bisa memperkirakan berapa alur proses yang akan dilewati. Semakin jauh dan panjang prosesnya tentunya akan semakin lama. Begitu sebaliknya semakin dekat alur birokrasinya tentunya akan semakin cepat.

Sebagai contoh waktu yang dibutuhkan untuk mutasi dalam instansi akan lebih cepat. Mungkin tidak sampai satu bulan prosesnya sudah selesai. Sedangkan mutasi antar kementerian atau pemerintah daerah tentunya kan makan waktu lebih dari sebulan atau bahkan berbulan-bulan jika ada kendala lain.

Pengalaman saya

Pengalaman saya ini terjadi di tahun 2019/2020. Saya adalah seorang pns di kementerian Ristek yang berkantor di Jakarta Pusat. Saya mengajukan mutasi dari Kemenristek ke kantor lldikti di bawah Kemendikbud. Sebenarnya di tahun 2019 lldikti masih di bawah Kemenristekdikti(gabungan Ristek dan Dikti) tapi karena perubahan nomenklatur kementerian dimana Dirjen Dikti kembali ke Kemendikbud maka pada tahun 2020 Dikti masuk di Kemendikbud dan lldikti secara otomatis menjadi lembaga di bawah Kemendikbud.

Secara umum proses yang saya lewati memakan hampir satu tahun. Kalau secara dokumen proses persuratan dan kirim dokumen mulai dari bulan Februari 2020 sampai Desember 2020 dimana SK mutasi itu saya terima. Tapi jika dihitung pula proses informal seperti permohonan lisan ke atasan sampai proses pengalihan gaji ke instansi tujuan tentunya lebih dari setahun prosesnya.

Ada beberapa hal yang membuat proses itu menjadi lambat atau lama, diantaranya:

-          Ijin dari atasan. Tentunya sebelum mengajukan ijin ini ada beberapa pendekatan informal dan komunikasi yang baik dengan atasan. Kita perlu juga memberikan alasan yang bisa diterima kenapa kita mengajukan mutasi.

-          Penerimaan dari Instansi tujuan. Pada tahap ini kita tentunya berkirim surat terkait permohonan kita untuk masuk bergabung ke instansi tujuan. Apakah di sana kita dibutuhkan dan bisa masuk sesuai peta jabatan yang ada.

-          Proses melengkapi dokumen. Secara umum ada 10 persyaratan yang dibutuhkan. Tentunya butuh waktu yang ekstra dan kesabaran untuk menyiapkan semua itu. Terkadang di dalam prosesnya ada beberapa masalah sehingga harus diulang jika ada kesalahan. Atau bahkan dalam prosesnya ada pergantian pejabat sehingga prosesnya menjadi lebih lama.

-          Belum ada sistem informasi dan layanan terintegrasi yang memungkinkan semua proses tervalidasi dan terpantau dengan baik oleh yang berwenang. Terkadang kita harus ekstra sabar menghubungi dan menanyakan kepada pejabat atau pegawai yang menangani setiap prosesnya.

-          Ada kendala lain. Banayak kendala yang mungkin tak bisa disebutkan satu per satu. Misal, karena dokumen dikirim secara fisik, bisa pakai kurir atau dikirim oleh pegawai, maka kita harus memastikan bahwa dokumen itu diterima oleh orang atau unit yang benar. Kalau dokumen itu dikirim pakai jasa kurir tentunya kita bisa melacak lewat no resi pengiriman. Tapi jika dikirim oleh personal tentunya kita harus menghubungi siapa yang mengirim dan memastikan si penerima tersebut.

Sebagai contoh saya pernah beberapa kali ke BKN untuk menanyakan progress sampai mana berkas saya sudah diterima atau diproses. Beberapa kali tersebut pun pendapatkan jawaban yang berbeda seperti dokumen belum diterima karena dokumennya buka lewat bagian penerimaan dokumen kantor tapi ke pegawai layanan langsung sehingga tidak terlacak di sistem.

Alhasil, saya baru mendapatkan informasi bahwa sk sudah turun itu di bulan Desember. Setelah itu saya langsung datang untuk mengambil sk tersebut. Setelah saya terima betapa kagetnya setelah mengetahui bahwa ternyata SK BKN tersebut tertanggal 1 September 2020. Jadi selama bulan September sampai Desember tersebut SK blm bisa dikirimkan karena mengunggu surat pengantar dari kemendikbud ke lldikti yang baru bisa ditandatangani bulan Desember 2020.

Walaupun proses yang begitu panjang dan lama tapi saya bersyukur karena pada akhir tahun tersebut saya akhirnya mendapatkan SK yang lama saya nantikan. Berbekal dokumen tersebut saya akhirnya mempersiapkan diri untuk kepindahan saya dan keluarga ke Semarang. Tentunya repot dan banyak hal yang harus saya urus seperti berkoordinasi dengan instansi tujuan dan asal, mencari tempat tinggal untuk keluarga, mengurus surat pindah sekolah buat anak, dan hal-hal lain.

Secara umum proses yang harus saya lewati

Saya bersurat ke lldikti mengajukan permohonan mutasi, apakah bisa diterima. Berdasar informasi sebelumnya secara lisan bahwa hal itu memungkinkan karena ada kebutuhan tenaga. Sembari menunggu surat balasan dari lldikti saya berkomunikasi dengan atasan bahwa saya akan mengajukan mutasi ke lldikti. Setelah saya menerima surat penerimaan dari lldikti kemudian saya menyampaikan ke atasan. Setelah atasan setuju maka saya menyampaikan ke bagian kepegawaian.

Sampai di sini saya menunggu keputusan dari eselon 2 di sekretaris dirjen jika diijinkan maka saya melengkapi semua dokumen yang diperlukan. Setelah semua dokumen lengkap saya kirim dokumen tersebut ke lldikti untuk diproses. Dari lldikti berkas tersebut dilengkapi dan diajukan ke Kemendikbud. Dari Kemendikbud berkas diajukan ke BKN untuk diberikan SK. BKN membalas usulan dari kemendikbud dan mengirimkan SK. Kemendikbud membuat SK penugasan berdasar SK BKN dan membuat surat pengantar ke lldikti. Selesai

Proses lainnya terkait dengan keuangan dan presensi terpisah dan menyusul setelah SK Tugas dari Kemendikbud.

 

Dokumen yang perlu dipersiapkan

Dari sepuluh persyaratan di atas tentunya ada banyak dokumen yang harus dipersiapkan. Berikut adalah dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan:

A. Dokumen SK CPNS, PNS, dan SK Pangkat Terakhir;

B. Dokumen analisis jabatan dan analisis beban kerja (Anjab dan ABK) instansi asal dan tujuan dengan tanda tangan eselon 2 atau yang setara;

C. Surat permohonan mutasi dari PNS yang bersangkutan;

D. Surat usul mutasi dari PPK instansi penerima dengan menyebutkan jabatan yang akan diduduki;

E. Surat persetujuan mutasi dari PPK instansi asal dengan menyebutkan jabatan yang akan diduduki;

F. Surat pernyataan dari instansi asal bahwa PNS yang bersangkutan tidak sedang dalam proses atau menjalani hukuman disiplin dan atau proses peradilan yang dibuat oleh PPK atau pejabat lain yang menangani kepegawaian paling rendah menduduki JPT Pratama;

G. Salinan/fotokopi sah keputusan dalam pangkat dan I atau jabatan terakhir;

H. Salinan/fotokopi sah penilaian prestasi kerja (SKP) bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir;

I. Surat pernyataan tidak sedang menjalani tugas belajar atau ikatan dinas yang dibuat oleh PPK atau pejabat lain yang menangani kepegawaian paling rendah menduduki JPT Pratama; dan atau

J. Surat keterangan bebas temuan yang diterbitkan Inspektorat dimana PNS tersebut berasal.

Selain dokumen diatas ada beberapa dokumen lain yang perlu juga disiapkan seperti Kartu Pegawai (Karpeg), Daftar Presensi 3 bulan, Daftar Gaji 3 bulan, Surat Keterangan Sehat (Tes Covid-19 saat masa pandemi)

Berikut ini draf atau dokumen yang mungkin bermanfaat bagi teman-teman yang mau mengajukan mutasi.